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Green Pass e aziende: Q&A, informativa e documentazione utile

13/10/2021

Dal 15 ottobre entrerà in vigore l'obbligo di esibire la certificazione verde Covid-19 (o Green pass) per accedere nei luoghi di lavoro pubblici e privati. Per quanto riguarda il settore dei trasporti e della logistica, abbiamo raccolto qui una serie di interrogativi a cui, grazie al supporto degli esperti di LTA-Legal Tax Advisor, abbiamo dato risposta.
 
Questa pagina, in continuo aggiornamento, contiene una presentazione dettagliata sui cambiamenti, l'informativa per le aziende e la registrazione del webinar "Green pass e aziende: tutto quello che c'è da sapere", oltre ad un form per porci ulteriori domande.
 
Siamo sempre a tua disposizione. Pertanto, per qualsiasi altra richiesta, ti preghiamo di rivolgerti al nostro servizio legale, contattandoci ai riferimenti che trovi in fondo alla pagina. Buona lettura!
 

QUESTIONS AND ANSWERS

 
  • Il controllo del green pass va fatto solamente sui dipendenti o anche su personale esterno? 
    Il controllo va fatto anche sulle persone esterne che, per qualsiasi motivo, entrano in azienda per lo svolgimento di un’attività lavorativa.
  • Se un cliente/fornitore viene a visitare l'azienda, va controllato il Green pass?
    Se è solo una visita senza attività lavorativa, non è obbligatorio il possesso del green pass. In un’ottica di sicurezza e prevenzione del contagio, il suggerimento è di richiederlo anche ai semplici visitatori per non incorrere in responsabilità risarcitorie in caso di contagio dei lavoratori.
  • Un'azienda di trasporto e logistica che riceve un trasportatore per carico/scarico della merce, deve verificare che l'autista (non dipendente) sia provvisto del documento? 
    E' necessario richiedere l’esibizione del Green pass.
  • L'azienda deve fare dei controlli a campione (se specificato nella propria policy) sicuramente sul personale dipendente. Per quanto riguarda il personale esterno, come procedere nel caso in cui non si tratti di una semplice visita in azienda ma venga svolta dell'attività lavorativa  (ad esempio autisti esterni che vengono a caricare/scaricare la merce)? 
    Il controllo a campione è sempre possibile, in presenza di un efficiente e idoneo modello organizzativo per la gestione dei controlli sul green pass, a condizione che il lavoratore esterno frequenti con una certa regolarità il sito aziendale. 
  • Come si deve comportare l'azienda che riceve un autista straniero sprovvisto di Green pass (in quanto non obbligatorio nel proprio paese)? 
    È necessario il possesso del certificato verde. L’autista straniero che non possieda il green pass (Italiano o equipollente certificato verde comunitario) dovrà provvedere a dotarsi del Green pass (es. esito negativo del tampone molecolare con validità 72 ore). 
  • Un'azienda che lavora con autisti somministrati da un'agenzia straniera (accreditata al Ministero del Lavoro) deve sempre richiedere il Green pass agli stessi somministrati? In questi casi, il Green Pass rimane obbligatorio?
    Il Green pass va sempre richiesto e rimane obbligatorio.
  • L'informativa ai dipendenti si deve consegnare o si può esporre in bacheca?
    Si può optare per l'esposizione in bacheca. Far sottoscrivere, comunque, l'informativa ai dipendenti dà garanzie maggiori, in quanto si ha il consenso al trattamento dei dati personali. La cosa migliore, dunque, è farla sottoscrivere.
  • Un caso pratico: Sono datore di lavoro di un'azienda con 100 autisti dislocati su tutto il territorio nazionale, nessuno di questi parte dalla sede sociale. La giornata di ogni autista, inoltre, non inizia nel medesimo orario. Come faccio a controllare quotidianamente che tutti i lavoratori abbiano Green Pass in corso di validità?
    L'invio della copia di Green Pass tramite supporto elettronico (es.: whatsapp) potrebbe costituire una violazione per quanto riguarda i dati personali del dipendente. Il controllo è indiretto, in quanto il conducente verrà controllato dall'azienda in cui andrà a fare carico/scarico delle merci. In questo sussiste comunque un obbligo di comunicazione sia dall'azienda che accerta l'eventuale mancanza di Green Pass e sia da parte del lavoratore. Pertanto, nella Policy aziendale, invitiamo a descrivere come il dipendente sia obbligato a comunicare l'assenza del Green Pass.
  • Il decreto prevede che i datori di lavoro possano sapere con congruo anticipo quali lavoratori non siano in possesso di Green Pass. Questo senza fare controlli a campione. E' corretto?
    Non è propriamente così. Se devo organizzare una specifica attività lavorativa, posso esercitare la richiesta. E' chiaro che questa richiesta non deve essere generica. Inoltre, questa possibilità, deve essere inclusa nella Policy aziendale.
  • I controlli a campione possono essere fatti a qualsiasi ora durante la giornata lavorativa, visto che i dipendenti partono ad orari di notte?
    Esattamente, possono essere fatti a qualsiasi ora. Dipende dalla prestazione lavorativa.
  • Un altro caso pratico: i dipendenti non sono vaccinati ed eseguono il tampone. Questi, causa imprevisti di lavoro, non riescono a procedere a tale esecuzione, come si procede? Facciamo un esempio: un conducente, al mercoledì sera, è fermo in un'azienda esterna per il carico e finisce il lavoro alle ore 20. Il dipendente aveva appuntamento alle ore 18.30, ma a causa dei tempi di attesa precedenti non riesce ad essere ad eseguire il tampone. Come deve comportarsi, se la mattina successiva parte sempre prima delle ore 8 per andare in consegna?
    Questo è un nodo controverso della normativa attuale. Non potendo conoscere le modalità di emissione del Green Pass (vaccinazione o tampone) ci si può trovare nella situazione di incorrere in casi come questo, ed il conducente non potrebbe accedere nell'azienda in cui deve effettuare carico/scarico. Eventuali controlli, infatti, potrebbero trovare il lavoratore senza Green Pass.
  • Nel registro dei controlli si può scrivere nome e conogme del dipendente?
    Per quel che riguarda l'informativa della privacy, questa è realizzata per tutelare maggiormente l'azienda. Si tratta di una garanzia in più.
  • Quali sono le modalità pratiche per stabilire i soggetti incaricati del controllo?
    Qui sotto trovate il modulo, si tratta di una delega scritta, con clausole e accorgimenti da inserire. Consigliamo anche di esporla in azienda, in modo tale che tutti abbiamo conoscenza di questo.
  • Il registro è obbligatorio? O è sufficiente una verbalizzazione senza nominativo, indicando solo il numero di controlli a campione effettuati nella giornata?
    Si può fare una verbalizzazione senza nominativo, ma noi consigliamo sempre una tutela all'azienda, che deve dimostrare di aver attuato tutte le modalità per limitare, ad esempio, la diffusione di un focolaio COVID.
  • Se un conducente in organico non vuole fare il vaccino e quindi è sprovvisto di Green Pass, come facciamo? Non ci sono delle possibili deroghe per il personale viaggiante?
    Sono state richieste a gran voce da tutte le associazioni di categoria, attualmente ad oggi non ci sono risposte.
  • Nel caso di autisti stranieri, come si riconosce la validità di un certificato equipollente al green pass?
    Il Garante della Privacy sta predisponendo un'app che sarebbe idonea a svolgere questa operazione. 
  • Il registro dei controlli va conservato o va eliminato a fine giornata?
    Sconsigliamo di eliminarlo a fine giornata. Ad oggi non abbiamo indicazioni sulla durata della conservazione, questa però può essere inserita nell'informativa sulla privacy sempre nell'ottica di prevenire eventuali focolai.
  • Se un lavoratore viene trovato con il Green Pass scaduto o non valido l'azienda deve fare una comunicazione al prefetto. E' vero?
    Esattamente, confermiamo.
  • Se un autista effettua viaggi dall'italia all'estero, fa il tampone quando parte, e rientra in Italia esempio dopo 5 giorni con merce da scaricare presso un cliente. In italia dove va a fare il tampone?
    Basandoci sulla normativa attuale, si dovrebbe fermare alla primo punto tamponi utile al confine. 
  • Ci confermate che non possiamo richiedere l'invio del Green Pass agli autisti che non lavorano in sede? In pratica non possiamo conservare in sede green pass e controllarli ogni giorno in assenza di autisti?
    Il Garante ha posto questo veto, su questo dubbio sono comunque sorti pareri contrastanti. Per il momento non sono fatti riferimenti particolari per poter supporre questa possibilità.
  • Se io sono il datore di lavoro, posso rifiutare un controllo del mio autista a bordo del mio mezzo da parte di un ente esterno?
    Assolutamente no, si tratta di resistenza a pubblico ufficiale.
  • Il camion di per se, è definibile come territorio aziendale? Se non lo è, l’autista ha diritto a guidare senza entrare nelle aziende?
    Il camion è territorio aziendale, nel momento in cui il conducente è sul mezzo e non in azienda, non è ovviamente possibile effettuare il controllo a distanza. Se il conducente effettua, ad esempio, uno scarico nel piazzale, tecnicamente non si è all'interno dei locali aziendali. Questo ad ora rimane un paradosso.
  • Buona parte degli autisti vengono a consegnare merci presso il nostro deposito dall'estero mi dite cosa registrare esattamente? nome/cognome?
    Consigliamo di registrare nome, cognome e possibilmente anche data di nascita. Consigliamo di far sottoscrivere anche l'informativa sulla privacy.
  • Bisogna comunque fare il registro di controllo anche se usiamo l'app per la verifica del qrcode?
    Ci rimettiamo nuovamente al Garante della Privacy. Dobbiamo attendere eventuali modifiche.
  • I nostri autisti partono presto al mattino e tornano alle ore 19. Dovrei controllare ogni mattina se hanno il green pass? Se loro mi forniscono spontaneamente il Green Pass avuto da vaccino non posso tenere valido quello?
    I Green Pass non si possono conservare, l'azienda non può averne copia e soprattutto non si può conoscere la scadenza del certificato verde.
  • Caso pratico: una casa di spedizioni, che si affida a diversi trasportatori (comunitari e non) per effettuare trasporti nazionali ed internazionali, può inserire nell'informativa ai fornitori/collaboratori una clausola con cui si esime da eventuali responsabilità? Specifico inoltre che la casa di spedizioni non ha modo di verificare il Green Pass dell'autista in quanto non è mai in contatto diretto con l'autista. Solo in alcuni casi, quando devono svolgere operatività di sdoganamento o carico/scarico anche presso i ns. uffici o il ns. magazzino, noi entriamo in contatto con loro, ma da noi al luogo di scarico il green pass può scadere. Quindi vorremmo sapere come e se possiamo esimerci dalla responsabilità per eventuali sanzioni/denunce che l'autista potrebbe subire al luogo di carico/scarico presso il committente.
    I conducenti devono essere controllati dal proprio datore di lavoro. Per maggiori garanzie si può inserire una clausola sul controllo che viene fatto in caso di carico/scarico, specificando la non reponsabilità in quanto sono state adempiute tutte le attività di controllo.
  • Nel caso di autisti che partono dall'azienda lunedì mattina presto viaggiando tra l'Italia e l'estero rientrando il fine settimana, è possibile farsi rilasciare dichiarazione della validità del Green Pass, settimana per settimana o fino al rientro in sede, ad esempio il venerdì al momento del programma o prima della partenza?
    Non si può chiedere una durata del Green Pass. Si può invece indicare la necessità di conoscere la validità del Green Pass alla partenza (sul territorio italiano) e al rientro.
  • Se un mio autista risulta sprovvisto di Green Pass, con l’automezzo parcheggiato fuori dal territorio aziendale, non può entrare ma può salire sul suo mezzo ed agganciare un rimorchio esterno al piazzale, guidare, arrivare dal cliente e scaricare sempre al di fuori del territorio aziendale? Questo comunque esclude un ingresso in azienda?
    Tecnicamente, per come è formulata la normativa, è possibile. Se il Garante predisporrà il controllo a distanza, questo non sarà più possibile.
  • Nel Decreto si parla di controllo a campione. Quindi un mio autista che non ho controllato potrebbe partire (non essendoci l'obbligo del controllo per tutti i dipendenti). Se il mio autista viene controllato al luogo di carico/scarico senza Green Pass, io datore di lavoro sono tutelato?
    La predisposizione di una corretta Policy è importante, perché così l'azienda è tutelata nell'aver adempiuto agli obblighi a suo carico.
  • Gli organi di controllo possono richiedere il Green Pass agli autotrasportatori durante il controllo su strada?
    Il camion è luogo di lavoro, dunque tecnicamente possono richiederlo
  • A proposito degli incaricati dei controlli in azienda: se nei locali della mia azienda fanno capo e coesistono diverse aziende (perché, ad esempio, appartenenti ad uno stesso Gruppo), devo delegare un incaricato diverso per ogni singola azienda ?
    Non è necessario, ovvero si può delegare un unico incaricato sia per i controlli ai dipendenti interni delle diverse aziende "in condominio", che per i controlli ai visitatori esterni che accedono per ognuna delle diverse aziende. Va solamente considerato quanto segue:
    1. ​​Supponendo che l'incaricato sia dipendente di una delle aziende del Gruppo, la stessa azienda di cui è dipendente lo incarica con una normale delega al controllo della certificazione verde, mentre le altre aziende lo incaricheranno in qualità di "Responsabile Esterno al Trattamento", con le modalità previste dal GDPR. In ogni caso ognuna delle aziende del Gruppo provvede ad incaricare il delegato al controllo con un modulo di incarico distinto.
    2. L'incaricato provvederà ad annotare su registri distinti le verifiche, tenendo un registro diverso per ognuna delle singole aziende del Gruppo.
  • Nel caso in cui un lavoratore non abbia il Green Pass nell'orario normale di ingresso al lavoro ma lo ottenga un'ora dopo in seguito a tampone, può accedere al lavoro regolarmente?
    Dipende dal tipo di controllo prescelto dall'azienda. In casi di controlli all'ingresso non potranno farlo accedere. Se vengono effettuati controlli a campione nell'arco della giornata, fino al controllo teoricamente l'azienda non è a conoscenza se il lavoratore ce abbia o meno il green pass. Consigliamo di effettuare i controlli all'ingresso. Finché non viene emesso il Green Pass comunque, in caso di controllo, il dipendente verrà sanzionato a prescindere dal fatto che abbia fatto il tampone. 
  • Un dipendente ha fatto il tampone: se le 48/72 ore di validità del tampone scadono durante l'orario di lavoro, ma successivamente all'orario d'ingresso e arriva un controllo, tutto questo è sanzionabile?
    Il lavoratore con Green pass scaduto durante l'orario di lavoro, può continuare a lavorare ed ha diritto ad essere retribuito per la giornata intera. Una FAQ del Governo precisa che la scadenza del green pass durante l'orario di lavoro non necessita l'allontanamento del lavoratore, in quanto "il green pass deve essere valido nel momento in cui il lavoratore effettua il primo accesso quotidiano alla sede di servizio" (questo presume che i controlli debbano essere effettuati solo all'inizio dell'attività lavorativa). La stessa legge consente di considerare il lavoratore assente ingiustificato, senza diritto alla retribuzione, solo in caso di mancanza della Certificazione Verde Covid-19 "al momento dell'accesso al luogo di lavoro".  Pertanto, la certificazione verde deve essere valida nel momento in cui il lavoratore effettua il primo accesso quotidiano alla sede di servizio e può scadere durante l’orario di lavoro, senza la necessità di allontanamento del suo possessore.
     

NOTIZIE UTILI

  • Il Decreto Legge n. 127 del 21 settembre 2021 - CLICCA QUI
  • Garante PrIvacy - Le modalità di verifica - CLICCA QUI
  • AGGIORNAMENTO 14/10 - AUTISTI STRANIERI - CLICCA QUI
 

INFORMATIVA

In allegato potete trovare un modulo per l'organizzazione delle verifiche da parte dell'azienda. Sulla base delle scelte si dovranno compilare i documenti allegati.
 
 
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CONTROLLI GREEN PASS - organizzazione verifiche società clicca qui
Presentazione-GreenPass (1) clicca qui
Decreto Legge n.127 clicca qui
Chiarimenti FAQ Governo clicca qui


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